Handleiding participatie, categorie 3
Categorie drie van de participatiehandleiding geldt voor ruimtelijke initiatieven, plannen en projecten met een grote invloed op de omgeving. Valt uw plan in categorie drie, volg dan de stappen op deze pagina. Lees hoe u de omgeving bij uw plan betrekt en maak een participatieverslag.
Uw plan, initiatief of gebiedsontwikkeling heeft misschien grote gevolgen voor de omgeving. Betrek daarom bewoners en bedrijven bij uw plan. Dit kan betekenen dat u belangen moet afwegen en uw plan misschien moet aanpassen als dat nodig is. Hieronder wordt in verschillende stappen uitgelegd hoe u de participatie kunt organiseren.
Stap 1: afstemmen met de gemeente
De eerste stap is de initiatieffase, waarin u als initiatiefnemer uw plan met de gemeente bespreekt. De gemeente geeft een eerste ambtelijke inhoudelijke beoordeling. U krijgt daar een brief over. In die brief staat beschreven hoe ambtelijk gedacht wordt over haalbaarheid en noodzaak van het initiatief. Ook worden de eerste kosten bij u in rekening gebracht voor het opstellen van het advies.
Stap 2: wat ga ik doen en wie hebben daar belang bij
Wat ga ik doen
- Wat ga ik doen of maken?
- Wat is de aanleiding van het plan?
- Wat is de reikwijdte van het plan?
- Wanneer ga ik het plan uitvoeren en hoe lang duurt het?
- Wat is de invloed op de fysieke en maatschappelijke leefomgeving?
- Wat is de mate van maatschappelijke of politieke aandacht?
- Wat is het gewenste resultaat van het plan?
Wie hebben er belang bij
- Wie merken iets van het plan en wie hebben er belang bij?
- Zijn er al eerder plannen geweest op deze locatie? Hebben belanghebbenden daar last van gehad of zijn ze op een andere manier betrokken geweest?
Stap 3: maak een participatieplan
In dit participatieplan geeft u aan hoe u de omgeving bij het plan betrekt. U beschrijft hoe u de participatie gaat organiseren (participatiestrategie) en hoe u hierover contact gaat hebben met de omgeving (communicatiestrategie).
Geef antwoord op vragen zoals:
- Wat wilt u bereiken met de participatie?
- Wie gaat u betrekken?
- Waar kunnen zij over meepraten of meedenken?
- Wat zijn hun belangen?
- Hoeveel invloed krijgen de verschillende doelgroepen op het eindresultaat?
- Hoe betrekt u de verschillende doelgroepen? Welke participatievormen en -middelen zet u in? Dat kunnen ook online participatievormen en -middelen zijn.
- Wat gaat u met de resultaten doen?
- Hoe bereikt u hen en nodigt u hen uit voor eventuele bijeenkomsten? Wat zijn de communicatiemiddelen?
- Hoe bereikt u moeilijk bereikbare doelgroepen, zoals laaggeletterden of mensen die geen Nederlands spreken?
- Hoe houdt u de belanghebbenden van het vervolg op de hoogte?
- Stel een participatie- en communicatieplanning op met een begroting. Noem ook welke personen en organisaties verantwoordelijk zijn voor de participatie en communicatie.
Stap 4: deel het participatieplan met gemeente Amstelveen
Bespreek uw participatieplan met de gemeente voordat u start met de uitvoering ervan. Dit is nog niet verplicht, maar wordt wel aangeraden.
De gemeente let vooral op:
- Past het participatieplan bij de invloed van het initiatief op de omgeving?
- Worden de juiste belanghebbenden benaderd?
- Passen de participatiemiddelen bij de verschillende fasen en belanghebbenden?
Stap 5: betrek uw omgeving bij het plan
Als initiatiefnemer organiseert u zelf een participatietraject waarin u uw initiatief met omwonenden en belanghebbenden bespreekt. U bepaalt welke participatievormen het beste passen bij het initiatief en de belanghebbenden. De gemeente heeft hierin geen rol.
U laat de omgeving weten dat u een plan heeft en geeft aan hoe de omgeving kan meedenken, meewerken of meebeslissen over het plan. Deel aan alle belanghebbenden altijd mee hoeveel invloed zij krijgen en mogen uitoefenen in welk onderdeel van het traject. Zo blijven de verwachtingen voor alle partijen duidelijk.
Voor grote initiatieven kan het handig zijn iemand in te schakelen die ervaring heeft met participatie. Bij complexe of ingrijpende plannen zijn vaak meerdere participatierondes nodig.
Wilt u weten hoe u de omgeving het beste kan betrekken? Bekijk onderstaande voorbeelden om ideeën op te doen.
Wie kunt u het beste betrekken?
Betrek alle mensen die iets merken van uw plan, bijvoorbeeld:
- alle omwonenden;
- bedrijven of organisaties in de buurt;
- andere partijen die belang hebben bij het plan, zoals mogelijke nieuwe bewoners. Zo weet u meteen waar toekomstige bewoners behoefte aan hebben.
Wanneer betrekt u de omgeving?
Meld uw plan zo vroeg mogelijk bij uw omgeving. Zo zorgt u ervoor dat de omgeving nog kan meedenken en zich betrokken voelt.
Hoe betrekt u de omgeving?
U kunt op verschillende manieren het gesprek aangaan met de omgeving. De beste participatievormen of -middelen hangen af van onder andere de doelgroep, de hoeveelheid invloed die belanghebbenden krijgen op het plan en hoe ingewikkeld het plan is. Dit is maatwerk en kan per initiatief of fase verschillen. Meerdere manieren combineren werkt vaak beter. Wanneer het niet mogelijk is om fysiek bij elkaar te komen, door bijvoorbeeld coronamaatregelen of grote groepsgrootten, zijn er ook online participatievormen en -middelen. Een aantal voorbeelden vindt u hieronder.
Het helpt om van te voren te bepalen welke invloed u welke doelgroep wil geven (participatievormen). U moet belanghebbenden informeren en op de hoogte houden, maar dat alleen is niet voldoende. Voorbeelden van informeren zijn: verspreid een informatiebrief huis-aan-huis, deel het plan op sociale media of organiseer een rondleiding door de omgeving waarin u het plan toelicht.
Participatievormen
- Raadplegen: belanghebbenden worden betrokken bij het proces. Zij krijgen de ruimte om te delen wat ze belangrijk vinden. De opgehaalde belangen worden afgewogen en waar mogelijk meegenomen in de verdere planvorming.
Voorbeelden: organiseer een (online) informatiemarkt en laat met tekeningen of foto’s zien wat u van plan bent. Vraag belanghebbenden wat zij van de plannen vinden. Houd een online of offline opiniepeiling of ga bij de belanghebbenden die de meeste impact ervaren op de koffie. - Adviseren: belanghebbenden worden betrokken bij het proces. Zij mogen advies geven. De opgehaalde adviezen worden afgewogen en waar mogelijk meegenomen in de verdere planvorming.
Voorbeelden: organiseer een (online) dialoog of stel een adviescommissie op. - Co-creëren of coproduceren: Belanghebbenden mogen samen met de initiatiefnemer het plan ontwerpen of invulling geven aan de uitvoering.
Voorbeelden: organiseer een designworkshop en ontwerp samen met de buurt hoe een gebouw er uit kan komen te zien of organiseer een thematische discussiegroep en bespreek met elkaar hoe het groen rondom een gebouw wordt vormgegeven. De uiteindelijke beslissing over het te kiezen ontwerp wordt door een gemeenteraad of eigenaar gemaakt. - Meebeslissen: belanghebbenden beslissen mee over (een deel van) het project.
Voorbeelden: zet een referendum op of laat de belanghebbenden kiezen welke maquette of schets wordt uitgewerkt. Bij co-creëren ontwerpt u de schetsen samen. Bij meebeslissen beslist u (ook) samen welk ontwerp gekozen en verder uitgewerkt wordt.
Bij initiatieven met grote invloed op de omgeving raadt de gemeente aan om alle belanghebbenden te raadplegen of laten adviseren, en de belanghebbenden voor wie het plan de meeste gevolgen heeft waar mogelijk te laten meedoen.
Terugkoppeling
Zorg ervoor dat u na een bijeenkomst alle aanwezigen een bericht stuurt. U geeft aan wat u met de informatie heeft gedaan en wat u in uw plan aanpast.
Stap 6: evalueer de participatie en pas uw plan waar nodig aan
Informeer bij de omgeving of zij vinden dat het participatieproces goed is verlopen. Dit betekent niet dat alle belanghebbenden het eens moeten zijn met het plan. Het betekent wel dat zij voldoende mogelijkheid hebben gekregen om te delen wat zij belangrijk vinden, zodat een juiste belangenafweging kan worden gemaakt.
Beantwoord de volgende vragen:
- Wat is het effect van de inbreng van belanghebbenden?
- Heeft de inbreng tot verdieping geleid?
- Zijn de deelnemers aan het participatieproces tevreden over het proces?
- Is de inbreng van deelnemers representatief?
- Wat kunnen we leren van het participatieproces?
Heeft u de ideeën van alle belanghebbenden gehoord? Dan past u uw plan aan waar mogelijk. Zo maakt u het plan kwalitatief beter en meer gedragen door belanghebbenden.
Stap 7: Leg de resultaten vast in een verslag voordat uw een aanvraag indient
Na het uitvoeren van het participatietraject is het belangrijk om de resultaten van de participatie vast te leggen in een participatieverslag. Zo kunt u de betrokkenen laten weten of u het plan heeft aangepast.
Ook de gemeente wil weten wat u met de resultaten van het overleg heeft gedaan. Stuur het participatieverslag, inclusief antwoord op de vorige vragen, naar uw contactpersoon bij de gemeente. Bij de beslissing over uw plan weegt de gemeente alle belangen af en neemt de gemeente mee hoe de participatie is verlopen.
De gemeente let bij het verslag vooral op:
- Wie zijn er betrokken bij het participatieproces? Wat zijn hun belangen en wat vinden zij van het plan? Zijn er doelgroepen gemist?
- Waarover werden zij betrokken? Over welke onderdelen mochten belanghebbenden meedenken en welke randvoorwaarden zijn vooraf meegegeven?
- Wanneer en hoe vaak zijn zij betrokken?
- Hoe zijn zij betrokken? Welke activiteiten en participatiemiddelen zijn toegepast?
- Zijn de belangen en meningen van belanghebbenden voldoende in kaart gebracht?
- Wat is er met de resultaten van de participatie gedaan? Onderbouw welke resultaten wel en vooral ook niet worden meegenomen in het plan.
U moet als initiatiefnemer aangeven welke adviezen en keuzes uit het participatietraject wel en niet zijn overgenomen bij de uitwerking van het initiatief. In het verslag staan ook de standpunten die minder vaak genoemd zijn, zodat deze voor latere fasen in de uitvoering of besluitvorming niet verloren gaan.
Zorg ervoor dat u alle betrokkenen op de hoogte houdt van het project en de aanpassingen van het plan op basis van de participatieresultaten.
Wat is het vervolg?
Het college van Burgemeester en Wethouders beoordeelt het initiatief met het participatieverslag. Bij een positief eerste oordeel legt het college het initiatief voor aan de raadscommissie voor Ruimte Wonen en Natuur. De raadsleden kunnen dan aangeven wat zij van het initiatief vinden en of er aanvullende kaderstelling nodig is.
Daarna besluit het college of voor dit initiatief daadwerkelijk een project gestart wordt. Het kan ook zo zijn dat de gemeenteraad aanvullende kaders stelt. De initiatieffase wordt vervolgens afgesloten en de schetsfase start. Hierover publiceert het college een bericht in de lokale pers.
Contact
U bent welkom op het raadhuis met een afspraak. Bij Loket Bouwen en Vergunningen kunt u onder andere omgevingsvergunningen inzien en bouwtekeningen opvragen. Meer informatie: Loket Bouwen en Vergunningen en Omgevingsloket Contact: Telefonische bereikbaarheid:Loket Bouwen en Vergunningen
Laan Nieuwer-Amstel 1,
1182 JR Amstelveen
Gebruik het contactformulier om een vraag te stellen
(020) 540 49 11
maandag tot en met donderdag
08.30 - 17.00 uur
vrijdag
08.30 - 12.30 uur