Privacyverklaring Sociaal team

Wat doet het Sociaal team

Soms heeft u meerdere problemen waar u op eigen kracht niet uitkomt. Dan kan het Sociaal team ondersteuning bieden. Bevindt u zich in zo’n situatie? Heeft u bijvoorbeeld een combinatie van lichamelijke klachten, voelt u zich eenzaam, bent u overbelast door mantelzorg of bevindt u zich in een moeilijke thuissituatie met uw kinderen? Dan kunt u contact opnemen met bijvoorbeeld uw huisarts of een medewerker van het Amstelveenloket. Zij kunnen u doorverwijzen naar het Sociaal team van de gemeente. Het Sociaal team schakelt de juiste zorg voor u in en kijkt samen met u wat er nodig is om weer op eigen kracht verder te kunnen.

Van wie verzamelt het Sociaal team van gemeente Amstelveen persoonsgegevens?

Van alle inwoners van de gemeente Amstelveen die via een verwijzing bij het Sociaal team terechtkomen. Dit kunnen alle mensen zijn van 0 tot 100 jaar. Bijvoorbeeld gezinnen, volwassenen of ouderen.

Welke gegevens worden verzameld?

Het Sociaal team kan de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• NAW-gegevens
• geboortedatum
• geslacht
• nationaliteit
• verblijfstitel
• e-mailadres
• woon- en huurgegevens
• gegevens over medebewoner(s)
• gegevens over kinderen
• gegevens over partner
• telefoonnummer
• postcodes met huisnummers
• feiten en waarderingen over iemand zijn gedragingen, opmerkingen of eigenschappen
• gegevens over persoonlijke omstandigheden
• Burgerservicenummer (BSN)
• financiële gegevens, zoals inkomen en schulden
• anders

Doel van het gebruik van persoonsgegevens

Het Sociaal team heeft gegevens van u nodig om uw ondersteuningsvraag op te kunnen pakken en u toe te leiden naar de juiste hulp en ondersteuning. Hierbij zijn gegevens nodig zoals uw naam of telefoonnummer, maar ook uitleg over uw omstandigheden.

De ondersteuning die het Sociaal team biedt is op vrijwillige basis. U bent daarom nooit verplicht om gegevens te verstrekken.

Een gespreksverslag, afspraken of een ondersteuningsplan worden ook vastgelegd. Zo kan het Sociaal team zien wat er is afgesproken en wat er nodig is aan ondersteuning.

Toegang tot uw gegevens

Alle medewerkers van het Sociaal team kunnen in de digitale dossiers van personen die het Sociaal team ondersteunt. Zo kunnen medewerkers van het Sociaal team elkaar vervangen of helpen daar waar dit gewenst is. De medewerkers van het Sociaal team zullen enkel uw dossier inzien daar waar dit nodig is en doen dit met de passende vertrouwelijkheid.

De digitale dossiers van het Sociaal team zijn niet in te zien door andere medewerkers die werken binnen de gemeente. Andere medewerkers van de gemeente kunnen wel zien dat u bij het Sociaal team betrokken bent, maar niet waarvoor.

Waar worden gegevens vastgelegd?

Bij een aanmelding wordt een formulier ingevuld door een verwijzer via de website van de gemeente Amstelveen. De verwijzer is vaak een partij zoals het Sociaal loket van de gemeente zelf, uw huisarts, de politie of een maatschappelijk werker. De verwijzer vult diens contactgegevens in, uw contactgegevens en een omschrijving van uw situatie. Ook wordt er aangegeven of u toestemming heeft gegeven voor de verwijzing. Deze aanmelding wordt omgezet in een digitaal dossier. Dit digitale dossier staat in een beveiligd computersysteem.

Persoonsgegevens zoals uw naam of uw adres die het Sociaal team binnen de gemeente Amstelveen mailt zijn beveiligd. Wanneer het Sociaal team gegevens per e-mail stuurt aan mensen buiten de gemeente, dan gebeurt dit via een beveiligd mailsysteem.

Delen van persoonsgegevens

Informatie die het Sociaal team deelt met andere medewerkers van de gemeente of met bijvoorbeeld een huisarts, een maatschappelijk werker of een vrijwilliger zal altijd in overleg en met toestemming van u zijn. Tenzij er bijzondere omstandigheden zijn zoals veiligheid van u of van kinderen.

Toestemming die het Sociaal team aan u vraagt om informatie op te vragen of te delen gaat in principe via een toestemmingsformulier. U geeft toestemming aan het Sociaal team om informatie te mogen ontvangen en eventueel te delen met mensen die uw vraag kunnen beantwoorden. Bijvoorbeeld informatie die nodig is om een schuldhulpverleningstraject te kunnen starten of maatschappelijk werk in te zetten.

Het kan voorkomen dat een situatie zo dringend of onveilig is dat het Sociaal team geen toestemming kan vragen. Er wordt dan altijd een zorgvuldige afweging gemaakt waarom het belangrijk is om zonder toestemming informatie te delen. Hierover wordt u altijd achteraf geïnformeerd.

Privacy convenant met ketenpartners

Met de belangrijkste (zorg)partijen waarmee het Sociaal team regelmatig samenwerkt, zijn duidelijke afspraken gemaakt over op welke wijze zorgvuldig en veilig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Doel van het convenant is zorg te dragen dat persoonsgegevens rechtmatig en zorgvuldig worden verwerkt tussen het Sociaal team en ketenpartners.

In het convenant staan afspraken over hoe informatie wordt gedeeld tussen organisaties die uw gegevens delen met elkaar.

Bijzondere omstandigheden

Er zijn bijzondere omstandigheden waarbij het Sociaal team verplicht is om de meldcode Huiselijk geweld en Kindermishandeling te volgen. Hierbij volgt de medewerker van het Sociaal team een aantal stappen om zorgvuldig af te wegen of er sprake is van acute of structurele onveiligheid. Indien nodig doet het Sociaal team een melding bij Veilig Thuis. Een van deze stappen is om binnen het Sociaal team advies te vragen van een aandachtfunctionaris Huiselijk Geweld of om advies te vragen van onze gedragswetenschapper. In deze gevallen is uw toestemming niet nodig om uw persoonsgegevens te verwerken.

Daarnaast kunnen medewerkers een signaal afgeven in de Multisignaal Verwijsindex. Dit is een systeem waarbij professionals elkaar sneller kunnen vinden wanneer zij betrokken zijn bij een jeugdige. Er is geen toestemming nodig om een melding te maken, er is wel toestemming nodig om bij een ‘match’ inhoudelijk contact te hebben met andere professionals en informatie uit te wisselen.

Een gesprek opnemen of iemand meenemen naar een gesprek

Het opnemen van een gesprek is niet standaard. Wanneer u uw gesprek wilt opnemen of iemand wilt meenemen naar een gesprek, bijvoorbeeld een vriendin, dan is het fijn wanneer u dit van tevoren aangeeft bij de medewerker van het Sociaal team waarmee u contact heeft. Video-opnames mogen niet gemaakt worden, geluidsopnames wel mits dit voor eigen gebruik is. Een opname mag niet gepubliceerd worden.

Grondslag voor het gebruik van persoonsgegevens

De gemeente verwerkt uw persoonsgegevens voor de uitvoering van een taak van algemeen belang of de uitoefening van openbaar gezag. Dit kan ook gelden als het college deze taken heeft uitbesteed aan een andere partij. De werkzaamheden van het Sociaal team worden vervuld vanuit het perspectief van de hulp- en ondersteuningstaken uit het sociaal domein. Denk hierbij aan de Jeugdwet, Participatiewet, Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs) en de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO).

Er is geen overkoepelend wettelijk kader waarin voor gemeenten alle bevoegdheden, rechten en plichten met betrekking tot uitvoering van het sociaal domein geregeld zijn. De gemeente heeft te maken met diverse specifieke wet- en regelgeving. Dit maakt dat er in sommige gevallen toestemming van u nodig is om informatie vanuit andere domeinen op te vragen. In dit proces neemt de gemeente u op transparante wijze mee. Als algemeen uitgangspunt geldt dat de gemeente een zorgplicht heeft, elke inwoner dient geholpen te worden indien dit onder de wettelijke verantwoordelijkheid van de gemeente valt.

De gemeente verwerkt persoonsgegevens alleen als daar een grondslag voor is.
Veelal kan de grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens gevonden worden in artikel 6, eerste lid, onder e, van de AVG, namelijk een taak van algemeen belang. Voor het opvragen van uw gegevens bij derden of het delen ervan zal u om toestemming worden gevraagd.

Welke wettelijke artikelen zijn van toepassing?

• Jeugdwet
• Artikel 7 in de Participatiewet
• Artikel 1.2.1, hoofdstuk 2 en 5 in de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO)
• Artikel 3 in de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs)

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Het Sociaal team bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de omschreven doeleinden. Dit is voor de duur van de aan u te verlenen begeleiding, tenzij een wet vereist om gegevens voor een andere duur te bewaren. Ook eist de selectielijst van de Archiefwet dat het Sociaal team gegevens voor een bepaalde periode bewaart. Zo moet het Sociaal team, indien er daadwerkelijk overgegaan wordt tot begeleiding, uw gegevens tien jaar bewaren zodra de begeleiding is beëindigd. Als de begeleiding wordt geweigerd, worden uw gegevens vijf jaar bewaard. Bij een afgebroken begeleiding is deze termijn één jaar. Voor meer informatie kunt u de website van het gemeentelijk stadsarchief raadplegen.

Meer informatie en het uitoefenen van uw rechten

Voor informatie over uw rechten en hoe u deze kunt uitoefenen kunt u terecht op de pagina Rechten van betrokkenen. 

U kunt ook het algemene Privacybeleid van de gemeente Amstelveen raadplegen.