Participatiebeleid gemeente Amstelveen

Bij het aanvragen van een omgevingsvergunning moet bijvoorbeeld aangetoond kunnen worden of er aan participatie is gedaan. Participatie is altijd maatwerk; een groter complexer initiatief vraagt meer participatie dan een klein initiatief. In bepaalde gevallen is participatie verplicht.

Wilt u aan de slag met participatie? Volg dan de volgende stappen.

Deze stap helpt bij het inschatten van de impact van uw initiatief op de omgeving en het bepalen van het juiste niveau waarop participatie moet plaatsvinden. 

Schrijf op wie er iets van uw plan gaat merken en op welke manier.

Een voorbeeld

U gaat een garage bouwen. Uw buren kunnen tijdens de bouw geluidsoverlast hebben. De buren zijn in dit geval de ‘belanghebbenden’. Maar wanneer u uw bedrijf wilt uitbreiden, kan dit gevolgen hebben voor meer buurtbewoners en voor nabijgelegen bedrijven.

Kortom, hoe groter de gevolgen van uw plan zijn, hoe groter het aantal belanghebbenden. Zorg ervoor dat iedereen die belang heeft bij uw plan de kans krijgt om aan de participatie deel te nemen.

Complexe plannen

Bij complexe plannen is er vaak een uitgebreider proces nodig en is een stakeholdersanalyse uitvoeren wenselijk. Deze analyse is een overzicht waarin u betrokken en belanghebbende partijen bij uw plan in beeld brengt. Gebruik hiervoor het format Stakeholdersanalyse.  

U kunt uw plan voorleggen aan de gemeente. Hoe dit precies werkt, leest u op de pagina Omgevingsoverleg aanvragen.

De gemeente informeert u over de bevindingen. Het kan zijn dat uw plan niet past, dan adviseren we uw plan aan te passen. Volgt er een positief advies? Dan bent u klaar voor de volgende stap.

In een participatieplan schrijft u op hoe u de participatie gaat uitvoeren. Hiervoor kunt u de uitslag van de ‘Quickscan participatie’ en het format Stakeholderanalyse gebruiken. 

In dit plan staat

• Wat houdt het plan dat u wilt uitvoeren in?
• Welk niveau van participatie gaat u gebruiken?
• Met wie gaat u gesprek?  
• Waarover gaat u in gesprek? (bedenk dat er nog ruimte moet zijn voor aanpassingen)
• Kunt u al iets laten zien van het plan?
• Op welke manier organiseert u de participatie?
• Hoe gaat u om met de inbreng van belanghebbenden?
• Wat is de planning?

Is er sprake van gemiddelde of intensieve participatie? U kunt advies vragen voor uw plan aan de participatie adviseurs van de gemeente door te mailen naar participatie@amstelveen.nl.  

U bent als initiatiefnemer verantwoordelijk voor het organiseren van het gesprek. Het is verstandig om belanghebbenden ten minste 2 weken voordat het gesprek plaatsvindt uit te nodigen. Ga eerst in gesprek met de direct omwonenden, daarna met alle andere belanghebbenden. Wanneer u een groot plan hebt, kan het zijn dat er meerdere keren overleg nodig is. 

Het is belangrijk om op een goede manier in gesprek te gaan met de omgeving. U bepaalt zelf hoe u dat doet. U kunt hiervoor bijvoorbeeld gebruik maken van de Participatiebox van Relevant Gesprek® waar u meer dan 100 gespreksvormen kunt vinden.

Enkele tips

• Overleg op een neutraal terrein of bij de buren thuis
• Toon hoe het plan eruit komt te zien
• Geef aan waarmee u al rekening hebt gehouden als het gaat om het gebied waar u het plan wilt uitvoeren. Geef de deelnemers de kans om hierover mee te denken
• Probeer erachter te komen wat de belangen, bezwaren of zorgen zijn. Achterhaal ook wat betrokkenen samen belangrijk vinden en welke ideeën de omwonenden hebben
• Geef aan of u wel of niet iets met de opmerkingen kan doen en waarom. Soms zijn er namelijk regels waarmee je rekening moet houden
• Maak goede afspraken over een terugkoppeling en het vervolg
• Houd contact tijdens het proces. Doe dat open en eerlijk. Niet alleen voordat u een vergunning aanvraagt, maar ook tijdens de uitvoering van uw plan

Het is belangrijk dat u een participatieverslag maakt van elk gesprek dat u voert.

Het verslag bevat

• Waar en wanneer het gesprek was
• Wie u daarvoor hebt uitgenodigd
• Wie er aanwezig waren (presentielijst bijhouden)
• Wie zich hebben afgemeld
• In het kort wie wat gezegd heeft
• Of er veel of weinig steun (draagvlak) is voor het plan
• Welke onderdelen van het plan of welke alternatieven op steun kunnen rekenen
• Welke onderdelen van het plan op minder of geen steun kunnen rekenen
• Welke afspraken zijn gemaakt
• Wat u hebt gedaan met de resultaten van de participatie. Heeft de inbreng van de belanghebbenden bijvoorbeeld geleid tot aanpassing van uw plan en op welke manier?
• Wilt u het plan aanpassen? Laat dit aan de belanghebbenden weten. Als u ervoor kiest om het plan niet aan te passen, beschrijf dan waarom u daarvoor kiest

Maak hiervoor eventueel gebruik van het format gesprekverslag. Deel het verslag met de deelnemers.  

Na de gesprekken werkt u het initiatief uit tot een voorlopig plan. Het voorlopig plan legt u voor aan alle belanghebbenden en betrokkenen. Klopt wat is verwerkt met wat is afgesproken? Verwerk reacties van deze partijen in uw plan en maak ze vervolgens definitief. Definitief wil zeggen: de uiteindelijke documenten die u indient voor een vergunningsaanvraag. Hier hoort ook een  

een participatieverslag bij. Hierin motiveert u (op basis van de eerdere gespreksverslagen) welke adviezen en keuzes uit het participatietraject wel en niet zijn overgenomen bij de uitwerking van het initiatief. In het verslag staan ook de minderheidsstandpunten, zodat deze voor latere fases in de uitvoering niet verloren gaan. In het geval dat er geparticipeerd is ter voorbereiding van de aanvraag van een omgevingsvergunning dient het participatieverslag te worden meegestuurd bij de vergunningsaanvraag.

De toetser van de participatie controleert het participatieverslag aan de hand van de volgende checklist:  

• Wie zijn er betrokken bij het participatieproces? Wat zijn hun belangen en wat vinden zij van het plan? Zijn er doelgroepen gemist?  
• Waarover werden zij betrokken? Over welke onderdelen mochten belanghebbenden meedenken en welke randvoorwaarden zijn vooraf meegegeven?  
• Wanneer en hoe vaak zijn zij betrokken?  
• Hoe zijn zij betrokken? Welke activiteiten en participatiemiddelen zijn toegepast?  
• Zijn de belangen en meningen van belanghebbenden voldoende in kaart gebracht?  
• Wat is er met de resultaten van de participatie gedaan? (Hierbij dient onderbouwt te worden welke resultaten wel en vooral ook niet worden meegenomen in het plan).

Hieronder staat een overzicht van de tools uit het beleid. Deze zijn ter inspiratie en kunt u ook vrij gebruiken.  

De pdf’s kunt u downloaden en invullen.

• Tool: Format gespreksverslag  
• Tool: Stakeholderanalyse
• Tool: Format participatieverslag
• Tool: Cirkeltool